Eine Rechnung berechtigt grundsätzlich einen Rechnungsempfänger nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entspricht.
Um diesen Formvorschriften zu genügen, muss eine Rechnung folgende Merkmale aufweisen:
- Name und Anschrift des liefernden und des empfangenden Unternehmers
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder Zeitraum über den sich die sonstige Leistung erstreckt. Bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen, die abschnittsweise abgerechnet werden, genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes – jedoch nur, wenn dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt. Das ist z. B. der Fall bei mehrtägigen Übernachtungen in einem Hotel. Hier muss nicht jeder Tag, in dem das Zimmer belegt war, einzeln angegeben werden. Ein Hinweis auf den Zeitraum, in dem der Gast das Zimmer genutzt hat, ist ausreichend.
- Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz. Wird die Rechnung nicht in Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben. Steht der Betrag in Euro zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung noch nicht fest, hat der Unternehmer nachvollziehbar anzugeben, welche Umrechnungsmethode angewendet wird.
- der auf das Entgelt anfallende Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum
- falls eine Steuerbefreiung besteht: Hinweis darauf, dass die Lieferung oder sonstige Leistung steuerbefreit ist oder Hinweis auf einen Übergang der Steuerschuld
- fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung
- UID-Nummer (UID) des liefernden Unternehmers
- UID-Nummer (UID) des empfangenden Unternehmers, wenn der Rechnungsbruttobetrag € 10.000,00 übersteigt
- Hinweis auf die Differenzbesteuerung, wenn diese angewendet wird (z. B. Autohandel oder Antiquitätenhändler)
Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen mit einem Betrag von höchstens € 400,00 (inklusive Umsatzsteuer) müssen mindestens folgende Merkmale enthalten:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Tag der Lieferung oder Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
- Steuersatz
Hinweis
Bei bestimmten Rechnungsarten (z. B. Anzahlungen, Schlussrechnungen, Rechnungen in der Bauwirtschaft oder mit Auslandstatbeständen) gelten zusätzliche Vorschriften.
Stand: 29. Juni 2015
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